[CASE] Sensocrítico: gestão de projeto e financeiro para empresa de Design
Organizar os projetos de clientes e alocação de recursos humanos e financeiro, em 3 dias de Hackathon
Histórico
Em 2019 a Faculdade SENAI/SC abriu a pós graduação em UX, focando no mercado em ascensão e promovendo um formato diferente com professores que já atuam na área de design de produto/serviço. No lugar do TCC ou algum trabalho de conclusão, projetaram a realização de 2 Hackathons que seriam as oportunidades dos alunos em praticar os conhecimentos em um ambiente de competição.
Eu fui um dos que estava nessa turma piloto do curso, participei do hackathon junto com a Larissa, Cesar e Carlos. Neste artigo vou contar a trajetória do nosso projeto e como a equipe desenvolveu os métodos.
O desafio
Para tornar as coisas mais reais, a coordenação do curso trouxe como convidada uma empresa do mercado de design que realizou uma apresentação sobre o seu dia a dia e sobre alguns gargalos. Como toda empresa, um studio de design de produtos digitais e pesquisa também tem lá seus desafios na gestão para equilibrar os pratos e conseguir dar foco nas necessidades dos clientes.
Para isso, o financeiro se desdobra em planilhas e métricas para acompanhamento. Alocação de recursos financeiros e de pessoas é um desafio constante, junto com o acompanhamento da evolução dos projetos.
O planejamento das atividades da equipe precisava contar com apenas 3 dias como tempo útil para produção. Tínhamos à disposição alguns dos professores que nos acompanharam nas disciplinas, realizando o papel de mentores e também o acesso às gestoras da empresa convidada.
O plano
Durante os primeiros momentos do hackathon, precisamos criar um rascunho de como faríamos e quais as entregas que daríamos visibilidade no processo. Isso é importante para nos guiar e para prestar contas à organização do que precisamos, poderíamos fazer e do que seria acessório.
No plano nós distribuímos as expertises dos professores em cada fase, etapa e sua recorrência. Assim conseguimos extrair o melhor de cada sessão, levando perguntas mais específicas para cada pessoa mentora.
Fase 1 — Exploração
Após a apresentação de alguns números, desafios cotidianos e formas de lidar com eles por parte das representantes da empresa convidada, começamos a realizar uma “sabatina” de algumas perguntas básicas para entender um pouco o cenário e as possibilidades.
Entrevista
Na fase de exploração nós fizemos um rascunho de hipóteses que se transformaram, depois, em um roteiro de entrevista.
Neste momento acionamos a mentoria de um professor que ministrou a parte de Research, nos dando seu feedback sobre o roteiro e ajustando alguns detalhes.
Entrevistamos tanto a pessoa responsável pelo financeiro da empresa, quanto uma das gestoras de projeto para que elas nos contasse mais sobre o cenário.
Daqui em diante, as respostas podem ou não ser reais. Levando em consideração que o Hackathon faz parte de uma prática em nossa grade, sem pretensão de gerar um produto real, podemos pensar também que as respostas das entrevistadas e os cenários descritos possuem um grau de ficção para nos desafiar — mesmo assim, encaramos as respostas como nosso insumo de trabalho, entrando no jogo de cabeça.
CSD
Para organizar o pensamento, guiando as próximas fases, montamos uma matriz CSD que nos deu evidência do que realmente sabíamos e o que precisaríamos de mais insumos.
Neste momento coube a equipe tomar algumas decisões, baseando nos nossos insumos limitados: tempo e recursos técnicos. Então começamos a identificar alguns indícios para darmos foco em algum recorte da pesquisa, ajudando a direcionar nossos esforços nas próximas fases de trabalho.
Para nos dar uma certa visibilidade, colocamos em um mapa de stakeholders alguns personagens/entidades que influenciam no dia a dia da gestão. Assim conseguimos entender o que interfere positiva e negativamente, assim como suas dependências e trabalhos paralelos.
Questionamos às gestoras sobre esse grau de influência e também sobre as expectativas de solução de “atritos” que possam existir na comunicação, integração e visibilidade da gestão para os stakeholders da segunda camada em diante. Basicamente, precisávamos nos preocupar somente com a visibilidade interna da gestão.
Clusterizando algumas ideias e insights…
Fase 2 — Definição
Com as informações obtidas da fase de exploração, agora temos uma visão clara dos problemas e era hora de definir o que faríamos com tanta coisa :D
A definição veio através de um modelo mental que usamos muito na academia que é “definir um recorte de pesquisa”.
Nosso recorte ficou em tentarmos dar visibilidade ao dados, indo na linha de tomada de decisão. Isso pensando em MVP, pois já conseguiríamos entregar um grande valor quando organizamos os dados e damos às gestoras uma visibilidade e clareza sobre o cenário.
Fase 3 — Ideação
Agora que temos a definição e uma entrega de valor para nos guiar, vamos para uma fase de explorar as possibilidades de como resolver.
Tem uma frase que eu sempre gosto de pensar nesse momento:
Hoje deve existir algumas pessoas ou empresas por ai que já tentaram resolver este mesmo problema que estamos tentando agora. Nos resta encontrá-los 😁
Benchmarking
Buscamos por sistemas de gestão, dashboards e controle apps de controle financeiro. Isso para tentar responder: quem resolve o problema de transformar um consumo/registro de dados em informações para gestão?
Fizemos uma sessão de brainstorming para tentar explorar formas mais fluidas, entre as diversas formas de lidar com uma interface de dados. Eis que surge o “momento eureca”, pois estávamos usando o Miro para concentrar todas as atividades e documentação.
Neste momento contamos também com a assessoria das pessoas mentoras, focando em direcionamento para visualização de dados. Para isso, a ótima notícia é que tínhamos disponíveis um professor que atua na área de dados (visualização, dashboards e etc) e uma professora cujo tema de mestrado foi justamente sobre visualização de dados. 🎉
Estamos tratando de um cenário de empresa de design, onde essa ferramenta e sua interação é de conhecimento comum entre os colaboradores (principalmente da gestão). Isso, em conjunto com o pensamento que trouxe sobre “tentar idear sem pensar em menus”, trouxe um desafio a mais para a equipe — claro, poderiam ignorar a ideia, mas todos abraçaram o desafio e seguimos com esse modelo mental.
Ideação
Fizemos alguns rabiscos e utilizamos da abstração para idear, sem nos prender ao que seria uma interface ou qualquer elemento gráfico final. Assim conseguimos nos concentrar na desafio e na entrega de valor.
Durante a exploração e na apresentação inicial a representante da empresa desafiadora comentou sobre unidades em diferentes localidades, sendo identificadas como “centro de custo” diferentes e que precisavam estar isoladas e integradas ao mesmo tempo.
Recursos pensados:
- Quantitativos de projetos e seus status;
- Pessoas alocadas, seus níveis, especialidades e alocação/status;
- Resumo financeiro geral (receita, despesa e saldo), com detalhamento filtrando por projeto e/ou período e gráfico;
- Clusterização de projetos por Centro de Custo (País ou Região);
- Andamento do projeto, enquanto a tempo;
- Visibilidade das pessoas alocadas em cadas projeto/cliente;
- Resumo financeiro em cada projeto;
- Destaque visual nos projetos sobre situações críticas ou de atenção.
Para o nosso recorte, levamos em consideração que o input dos dados poderia ser realizado como hoje já é: na planilha de Excel. Assim, a proposta é que o financeiro continue com o seu processo já rotineiro de alimentação da planilha e o sistema iria se alimentar desses dados para organizar as informações.
Ou seja… o sistema não interfere no trabalho que já possuem, mas elimina o trabalho de ter que organizar as informações para visibilidade e tomada de decisão — vamos validar para ver se é isso mesmo 😉.
Fase 4 — Validação
Com as ideias desenhadas, vamos validar com quem usaria.
Fizemos uma apresentação, sem dar muitos detalhes sobre os detalhes (redundante kkkkk). Isso porque queríamos entender se só em visualizar as informações, o quadro já seria intuitivo para o nível de conhecimento em gestão e o que conseguimos resgatar de modelo cognitivo das gestoras.
Após darmos um contexto sobre o nosso recorte, logo de cara já tivemos a grata surpresa de estarmos no caminho certo. As representantes do desafio conseguiram identificar as informações, concordaram com a forma de navegação e conseguiram nos apontar melhorias para organizar a arquitetura para que ficasse melhor posicionadas as informações críticas para os perfis de gestão financeiro e gestão de recursos/projeto.
O relato com o feedback sobre a nossa proposta de automatizar a organização das informações, gerando visualização para tomada de decisão foi:
Isso seria um salto enorme na produtividade. Saber rapidamente como estão os recursos, conseguir ter uma noção de financeiro e de alocação para novos trabalhos, diagnóstico de trabalhos em fase de finalização… tudo isso ajuda a gestão a se concentrar em gerar novos negócios, não perdendo mais tempo com o trabalho manual e ficando livre para investir em novos clientes/projetos.
E…
Final — Delivery
Então ajustamos e partimos para a construção em alta fidelidade.
Começamos a criar alguns componentes e styleguide baseado na identidade visual da empresa desafiadora.
Como tínhamos mentes criativas que já estavam esperando ansiosas para esse momento… (Carlos kkkk)
O painel central do sistema exibe os projetos em aberto, agrupados por Centro de Custo (região/País), possuindo 2 níveis de zoom que funcionam como no Miro, expandindo os detalhes dos projetos daquela região.
No topo/cabeçalho, ficam os designers com ícones que identificam se é Researcher ou Product Designer. Há uma sinalização visual ao redor para informar se está totalmente alocado, livre ou parcialmente.
Os indicativos Big Numbers do cabeçalho já informam a gestão sobre questões críticas ou se está tudo bem.
Aliás… a palavra “Crítico” apareceu bastante nas discussões. Por esta razão batizamos o projeto de Sensocrítico.
Passando pelas etapas da abstração de double diamond conseguimos nos concentrar nas metodologias disponíveis, conhecidas e praticar outras. Todos os membros fizeram um pouco de cada coisa, pois o intuito do hackathon era ser um momento de prática — visto que nem todos possuem vivência na área. Então, acordamos entre nós que todos fariam alguma colaboração em todas as etapas (pesquisa, entrevista, clusterização, protótipo, validação, apresentação, etc…).
Ah… para finalizar, fomos os vencedores do hackathon 🎮🎉😁